Фраза «работодатель, легализуй работников» означает одно: нужно оформить трудовые отношения по закону. 
   Суть в том, чтобы перевести фактические, часто устные договорённости в официальный статус. Легализация — это не только «заполнение бумажек», а создание правовой базы: прописать все условия, чтобы и работник, и работодатель были под защитой закона.

Что нужно сделать

   1. Заключить письменный трудовой договор со всеми, с кем фактически сложились трудовые отношения. В договоре должны быть чётко прописаны все существенные условия: должность, оклад, режим работы, место работы. Если человек уже работает, а договор не подписан — по закону нужно оформить его в письменной форме не позднее трёх рабочих дней с момента фактического допущения к работе. 
   2. Оформить другие кадровые документы: издать приказ о приёме на работу (он должен соответствовать условиям договора), при необходимости внести запись в трудовую книжку. 
   3. Зарегистрировать работника в системах обязательного страхования. Подать сведения в Социальный фонд России (СФР) и налоговую (ФНС). 
   4. Соблюдать другие нормы трудового права: вовремя и в полном объёме выплачивать зарплату, обеспечивать безопасные условия труда, предоставлять оплачиваемые отпуска, больничные и другие гарантии. 

Важное предупреждение: нельзя подменять трудовые отношения договорами гражданско-правового характера (ГПХ), если по сути человек выполняет постоянную трудовую функцию, подчиняется правилам внутреннего распорядка и т.п. Это нарушение закона.

Зачем это нужно

Для работников: официальная занятость гарантирует оплачиваемые больничные, отпуска, накопление пенсионного стажа, защиту при сокращении, возможность получить кредит или оформить визу.

Для работодателей: работа в правовом поле снижает риски проверок, штрафов и других санкций. Кроме того, официальное оформление помогает выстраивать доверительные отношения с сотрудниками и партнёрами.

А если не легализовывать? Риски серьёзные:
   Административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): штрафы, а при повторных нарушениях — возможна дисквалификация должностного лица.

   Налоговые последствия: доначисление НДФЛ, страховых взносов, пени и штрафов.

   Уголовная ответственность — при крупных недоимках.

Сейчас государство активно борется с теневой занятостью: например, Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости.

С чего начать?

Рекомендуется начать с аудита: пройтись по всем сотрудникам, проверить, все ли договоры подписаны, сверить фактические рабочие процессы с кадровой документацией. Если найдутся «слепые зоны» (люди, с которыми нет договора), сразу запланируйте их оформление.

Управление экономики Администрации